BGM-Kennzahlen: Das Basis-Set
Welche Kennzahlen gehören in ein BGM-Basis-Reporting — und wie werden sie einheitlich berechnet?
Ein BGM-Basis-Reporting braucht rund zehn Kennzahlen in vier Gruppen: Struktur (Mitarbeiterzahl, Altersstruktur), Fehlzeiten (Krankenquote, Krankentage, BEM-Quote), Kosten (Fehlzeitenkosten, Budget) und Maßnahmen (Teilnahmequote) — jede mit einheitlich festgelegter Formel.
Das BGM-Basis-Kennzahlenset: 10 Kennzahlen in 4 Gruppen
| Kennzahl | Formel / Definition | Einheit | Datenquelle |
|---|---|---|---|
| 1 · Mitarbeiterzahl | Ø = (Bestand Periodenanfang + Periodenende) / 2; optional zusätzlich als Vollzeitäquivalent (VZÄ) | Anzahl (Kopf), opt. VZÄ | HR / Personalstammdaten |
| 1 · Altersstruktur | Zählung je Altersgruppe (< 30, 30–39, 40–49, 50–59, 60+) + Durchschnittsalter | Anzahl & % je Gruppe | HR / Geburtsdatum |
| 2 · Krankenquote | AU-Tage / Sollarbeitstage × 100; Sollarbeitstage = Ø Mitarbeiterzahl × Arbeitstage im Zeitraum | % | AU-Meldungen / Zeitwirtschaft |
| 2 · Ø Krankentage pro Mitarbeiter | AU-Tage gesamt / Ø Mitarbeiterzahl (abgeleitet — keine eigene Erfassung nötig) | Tage / MA | abgeleitet |
| 2 · Krankentage nach Dauergruppen | Klassierung je AU-Fall: 1–3, 4–7, 8–14, 15–41, 42+ Tage; Fälle und Tage je Gruppe | Anzahl, % | AU-Einzelfälle (Beginn/Ende) |
| 2 · BEM-Quote | Angebotene BEM / BEM-berechtigte Fälle × 100 (Schwelle: > 6 Wochen AU in 12 Monaten, § 167 Abs. 2 SGB IX); ergänzend: Anteil angenommener Angebote | Anzahl, % | BEM-Dokumentation + AU-Daten |
| 3 · Kosten pro Krankentag | Ø Personalkosten / Arbeitstag oder Pauschalsatz — Eingangsgröße, kein eigenes Reporting-Ziel | € / Tag | Lohnbuchhaltung oder Pauschale |
| 3 · Fehlzeitenkosten gesamt | Kosten pro Krankentag × AU-Tage gesamt (abgeleitet) | € | abgeleitet |
| 3 · BGM-Budget | Budget gesamt; Budget / MA; Ausschöpfung = Ist / Plan × 100 | €, € / MA, % | Controlling / BGM-Planung |
| 4 · Teilnahmequote | Teilnehmende / Zielgruppe der Maßnahme × 100 | % | Maßnahmen- / Kursverwaltung |
Warum sind einheitliche Definitionen wichtiger als viele Kennzahlen?
Eine häufige Schwäche im BGM-Reporting ist nicht, dass Kennzahlen fehlen, sondern dass dieselbe Kennzahl in jedem Bericht anders berechnet wird. Eine Krankenquote auf Kalendertagsbasis ist nicht vergleichbar mit einer auf Arbeitstagsbasis; eine Mitarbeiterzahl nach Köpfen nicht mit einer nach Vollzeitäquivalenten. Wer Standorte, Jahre oder gar Unternehmen vergleichen will, muss die Methode einmal verbindlich festlegen.
Drei Festlegungen sind entscheidend und sollten schriftlich dokumentiert werden: Erstens die Bezugsbasis der Krankenquote (empfohlen: Arbeitstage, nicht Kalendertage — so rechnen auch die Krankenkassen-Gesundheitsreports). Zweitens die Zählweise der Mitarbeiterzahl (Kopfzahl als Standard, VZÄ als Zusatz für Quotenrechnungen). Drittens der Auswertungszeitraum (Monat für die Steuerung, Jahr für den Vergleich).
Das hier vorgestellte Basis-Set ist bewusst schlank: vier Gruppen, die je eine Frage beantworten. Struktur: Wer ist beschäftigt? Fehlzeiten: Wie hoch sind die Ausfälle? Kosten: Was kosten Ausfälle, was wird investiert? Maßnahmen: Wie werden die Angebote angenommen? Alles Weitere — Bradford-Faktor, Fluktuationsanalysen, Befragungswerte — baut später darauf auf.
Welche Kennzahlen beschreiben die Belegschaft (Gruppe 1: Struktur)?
Die Mitarbeiterzahl ist keine spannende Kennzahl, aber die wichtigste: Jede relative Größe im Reporting (Krankenquote, Krankentage pro Kopf, Budget pro Mitarbeiter, Teilnahmequote) teilt durch sie. Als Durchschnitt über die Periode berechnet — (Bestand am Anfang + Bestand am Ende) / 2 oder als Mittel der Monatswerte — fängt sie Ein- und Austritte sauber ab.
Die Altersstruktur ist die zweite Strukturkennzahl: die Verteilung der Beschäftigten auf Altersgruppen plus Durchschnittsalter. Sie ist der Frühindikator für kommende Gesundheitsrisiken und Fachkräftelücken — und die Basis jeder demografiefesten Maßnahmenplanung. Wie man sie richtig liest, zeigt der eigene Ratgeber zur Altersstruktur-Analyse.
Wie werden Fehlzeiten gemessen (Gruppe 2)?
Die Krankenquote — AU-Tage geteilt durch Sollarbeitstage — ist die Leitkennzahl des BGM. Als Orientierung: Die amtliche GKV-Statistik des Bundesgesundheitsministeriums (KM1) weist für 2025 einen Krankenstand von 5,66 Prozent aus — Mittel der zwölf Monatswerte, gemessen jeweils am Monatsersten. Dieser Bundesschnitt ist eine solide Bezugsgröße; beim Lesen des eigenen Werts hilft zusätzlich der Blick auf die Tätigkeit — Produktionsbetriebe liegen strukturell über Bürobetrieben.
Die durchschnittlichen Krankentage pro Mitarbeiter sind eine abgeleitete Kennzahl: AU-Tage gesamt geteilt durch die durchschnittliche Mitarbeiterzahl. Sie braucht keine zusätzliche Datenerfassung und übersetzt die abstrakte Quote in eine greifbare Zahl für Geschäftsführungs-Gespräche.
Die Verteilung der Krankentage auf Dauergruppen (1–3, 4–7, 8–14, 15–41 und 42+ Tage) beantwortet die Frage, die die Quote offenlässt: Sind es viele kurze oder wenige lange Fälle? Beide Muster haben völlig unterschiedliche Ursachen und Maßnahmen — Details im Ratgeber zur Dauergruppen-Analyse. Voraussetzung sind AU-Einzelfälle mit Beginn- und Enddatum, nicht nur eine Summenzahl.
Die BEM-Quote schließt die Gruppe ab: Wer innerhalb von zwölf Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig ist, hat Anspruch auf ein Betriebliches Eingliederungsmanagement (§ 167 Abs. 2 SGB IX). Gemessen wird der Anteil der Fälle, in denen ein BEM angeboten wurde, an allen BEM-berechtigten Fällen — denn die Pflicht des Arbeitgebers ist das Angebot, die Teilnahme ist freiwillig. Eine niedrige Angebotsquote ist ein rechtliches und menschliches Risiko zugleich; ergänzend zeigt der Anteil angenommener Angebote, wie viel Vertrauen das Verfahren genießt.
Wie rechnen Sie Fehlzeiten in Kosten um (Gruppe 3)?
Die Kosten pro Krankentag sind eine Eingangsgröße, kein eigenes Reporting-Ziel: ein einmal festgelegter Satz, mit dem Fehlzeiten in Euro übersetzt werden. Wer keine exakten Zahlen aus der Lohnbuchhaltung ziehen will, arbeitet mit einem Pauschalsatz: Brutto-Tageslohn (Entgeltfortzahlung) plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, auf Wunsch ergänzt um einen geschätzten Aufschlag für Produktivitätseffekte — wichtig ist nur, die Annahme zu dokumentieren und konstant zu halten. Als grobe Orientierung nennt eine Modellrechnung rund 300 € je Fehltag (Personalwirtschaft, 22.02.2024).
Die Fehlzeitenkosten gesamt ergeben sich dann automatisch: Kostensatz × AU-Tage. Diese eine Zahl verändert Budget-Gespräche grundlegend, weil sie das BGM-Budget ins Verhältnis setzt: Ein Unternehmen mit 100 Beschäftigten und 19 Fehltagen pro Kopf redet über sechsstellige Ausfallkosten pro Jahr — gegen die sich jede Präventionsinvestition rechnen lassen muss. Zur Einordnung des erwartbaren Ertrags: Laut iga.Report liegt der Return on Investment betrieblicher Gesundheitsförderung im Mittel bei 1:2,7 — bei strukturierter Umsetzung. Das belegt die Gattung, nicht das Ergebnis Ihres Betriebs; den Beweis liefert Ihre eigene Messung.
Das BGM-Budget selbst wird mit Plan- und Ist-Wert geführt: Budget gesamt, Budget pro Mitarbeiter und Ausschöpfung in Prozent. Als steuerlicher Orientierungspunkt: Gesundheitsleistungen des Arbeitgebers können bis zu 600 € je Beschäftigten und Jahr steuerfrei sein (§ 3 Nr. 34 EStG) — für zertifizierte Präventionskurse ebenso wie für Maßnahmen im betrieblichen Gesundheitsförderungsprozess, die dafür keine Zertifizierung brauchen. Das ist ein Freibetrag als Obergrenze, kein Budget und kein Zuschuss; bestätigen kann die Steuerfreiheit nur Ihr Steuerberater.
Werden die Angebote angenommen (Gruppe 4: Maßnahmen)?
Die Teilnahmequote misst je Maßnahme den Anteil der Teilnehmenden an der definierten Zielgruppe. Ein häufiger Fehler ist eine schwammige Zielgruppen-Definition: Ein Rückenkurs für die Produktion wird an der Produktionsbelegschaft gemessen, nicht an der Gesamtbelegschaft — sonst ist die Quote systematisch kleingerechnet.
Ergänzend lohnt der Blick auf die Reichweite über alle Maßnahmen: Wie viele unterschiedliche Beschäftigte haben im Jahr mindestens ein Angebot genutzt? Diese Zahl deckt auf, ob immer dieselben wenigen Beschäftigten teilnehmen — ein häufiges Muster in jungen BGM-Programmen.
Auf erfasste „Gesundheitsstunden“ (aufgewendete Stunden aller Maßnahmen) kann ein Basis-Reporting dagegen zunächst verzichten: Die Kennzahl ist erfassungsaufwendig, ihre Abgrenzung (nur Arbeitszeit oder auch Freizeit?) uneinheitlich und ihr Steuerungswert gegenüber der Teilnahmequote gering. Sie ist eine sinnvolle Erweiterung für später, kein Pflichtbestandteil.
Welche Datenschutzregeln gelten für BGM-Kennzahlen?
Fehlzeiten- und BEM-Daten sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO — die sensibelste Datenkategorie, die es im Personalwesen gibt. Für das Reporting gilt deshalb: ausschließlich aggregierte Auswertung, niemals Einzelfall-Darstellungen außerhalb der dafür vorgesehenen, zugriffsbeschränkten Prozesse (etwa der BEM-Akte).
Bewährte Konvention ist eine Mindestgruppengröße von fünf Personen: Auswertungsgruppen — etwa eine Abteilung, eine Altersgruppe innerhalb eines Standorts — werden unterdrückt, wenn sie weniger als fünf Beschäftigte enthalten. Sonst lassen sich aus der „aggregierten“ Zahl Rückschlüsse auf Einzelpersonen ziehen, und genau das macht aus einer Statistik einen Datenschutzverstoß.
Für BEM-Kennzahlen gilt verschärft: nur Anzahl und Quote auf Unternehmens- oder grober Bereichsebene, keine Aufgliederung, die Betroffene identifizierbar macht. Details zur DSGVO-konformen Auswertung von Gesundheitsdaten im HR-Kontext liefert der verlinkte Ratgeber.
Welche Rohdaten brauchen Sie für das Basis-Set?
Das komplette Basis-Set lässt sich aus sechs Datenlieferungen berechnen. Wer neu startet, prüft zuerst, welche davon bereits vorliegen — meist sind es mehr, als man denkt, verteilt auf Lohnbuchhaltung, HR-System und Kursverwaltung.
Abgeleitete Kennzahlen (Ø Krankentage pro Mitarbeiter, Fehlzeitenkosten gesamt) benötigen keine eigene Erfassung — sie werden aus den Basisdaten berechnet. Das reduziert den laufenden Pflegeaufwand des Reportings auf die Aktualisierung der Rohdaten.
- Personalstamm mit Ein-/Austritten (Pflicht) — speist Mitarbeiterzahl und alle Quoten
- Geburtsdaten (Pflicht) — speist die Altersstruktur; Auswertung nur in Gruppen
- AU-Einzelfälle mit Beginn und Ende (Pflicht) — speist Quote, Dauergruppen und BEM-Schwelle
- Sollarbeitstage im Zeitraum (Pflicht) — Bezugsgröße der Krankenquote
- Kostensatz pro AU-Tag oder Pauschale (Pflicht) — speist die Fehlzeitenkosten
- BGM-Budget Plan und Ist (Pflicht) + Maßnahmen- und Teilnehmerdaten (Pflicht)
- Optional: Abteilung/Standort und Geschlecht — für Aufgliederungen, stets mit Mindestgruppengröße 5
Schnell-Check
Welchen BGF-Reifegrad hat Ihr Unternehmen?
Der Reifegrad zeigt, wie weit Ihre Maßnahmen schon in einem strukturierten Gesundheitsförderungsprozess stehen. Ein solcher Prozess ist ein Weg, damit Maßnahmen bis zum Freibetrag von 600 € je Beschäftigtem und Jahr steuerfrei sein können (§ 3 Nr. 34 EStG) — bestätigen kann das nur Ihr Steuerberater. Antwort in rund 7 Minuten, ohne Anmeldung.
Reifegrad-Check starten (rund 7 Min.)Passende Maßnahmen & Themen
Das Wichtigste in Kürze
- Zehn Kennzahlen in vier Gruppen reichen für den Einstieg — Struktur, Fehlzeiten, Kosten, Maßnahmen.
- Methode einmal festlegen: Krankenquote auf Arbeitstagsbasis, Mitarbeiterzahl als Ø der Periode, Zeiträume konstant.
- Referenzpunkt 2025: Krankenstand 5,66 % (BMG, GKV-Statistik KM1, Mittel der Monatswerte).
- Zwei Kennzahlen sind abgeleitet und kosten keine Erfassung: Ø Krankentage je Beschäftigten und Fehlzeitenkosten gesamt.
- Die BEM-Quote gehört ins Basis-Set: Wer innerhalb von 12 Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig ist, dem muss der Arbeitgeber ein BEM anbieten (§ 167 Abs. 2 SGB IX); gemessen wird der Anteil angebotener BEM.
- DSGVO-Regel für alle Auswertungen: nur aggregiert, Gruppen unter 5 Personen unterdrücken.
Häufige Fragen
Wie viele Kennzahlen braucht ein BGM-Reporting wirklich?+
Für den Einstieg reichen rund zehn Kennzahlen in vier Gruppen: Struktur, Fehlzeiten, Kosten, Maßnahmen. Entscheidend ist nicht die Anzahl, sondern dass jede Kennzahl eine einheitliche, dokumentierte Formel hat und regelmäßig aktualisiert wird. Mehr Kennzahlen bedeuten mehr Pflegeaufwand — und ungepflegte Reports verlieren schneller Vertrauen als schlanke.
Krankenquote: Arbeitstage oder Kalendertage als Basis?+
Empfohlen sind Arbeitstage (Sollarbeitstage = Ø Mitarbeiterzahl × Arbeitstage im Zeitraum). Kalendertagsbasierte Quoten fallen systematisch niedriger aus und sind mit den gängigen Kassen-Reports schwerer vergleichbar. Wichtiger als die Wahl selbst: die Methode einmal festlegen, dokumentieren und nie unterjährig wechseln.
Was ist eine „gute“ Krankenquote?+
Die amtliche GKV-Statistik (BMG, KM1) weist für 2025 einen Krankenstand von 5,66 % aus — eine solide Bezugsgröße. Dazu kommt der eigene Zeitverlauf, und die Tätigkeit spielt mit: Eine Quote von 4 % kann in der Verwaltung auffällig hoch und in der Pflege hervorragend sein.
Dürfen wir Fehlzeiten nach Abteilungen auswerten?+
Ja, aggregiert und mit Mindestgruppengröße: Gruppen unter fünf Personen werden unterdrückt, damit keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen möglich sind. Fehlzeitendaten sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO — Einzelfall-Auswertungen außerhalb geschützter Prozesse (z. B. BEM) sind tabu. Bei Einführung solcher Auswertungen den Betriebsrat einbinden.
Was kostet ein Krankentag als Rechengröße?+
Wer keine exakten Werte aus der Lohnbuchhaltung hat, nutzt einen Pauschalsatz: Brutto-Tageslohn plus Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, auf Wunsch mit einem geschätzten Aufschlag für Produktivitätseffekte. Als grobe Orientierung gelten rund 300 € je Fehltag (Personalwirtschaft, 22.02.2024, Modellrechnung). Entscheidend ist, den gewählten Satz zu dokumentieren und konstant zu verwenden — sonst sind Fehlzeitenkosten über Jahre nicht vergleichbar.
So geht es in EasyBGM
Kennzahlen in EasyBGM: aus dem HR-System, neben dem Bundesschnitt
Die Kennzahlen aus diesem Ratgeber rechnet EasyBGM aus Ihren Personaldaten selbst: Kopfzahl, Krankenstand, Fluktuation und Altersstruktur, jeden Monat mit derselben Formel. Sie tragen nichts in Tabellen zusammen, sondern lesen die Zahlen und entscheiden.
Abbildungen mit Demo-Daten, keine echten Personen.
Quellen
- Bundesministerium für Gesundheit, GKV-Statistik KM1, Januar bis Dezember 2025 — Krankenstand der Pflichtmitglieder, Mittel der Monatswerte 5,66 % ↗
- § 167 Abs. 2 SGB IX — Betriebliches Eingliederungsmanagement ↗
- § 3 Nr. 34 EStG — Steuerbefreiung für Gesundheitsförderung (Freibetrag bis 600 € je Beschäftigten und Jahr) ↗
- iga.Report 40 (2019) — Wirksamkeit und Nutzen arbeitsweltbezogener Gesundheitsförderung und Prävention: mittlerer ROI 1:2,7 ↗
- Personalwirtschaft (22.02.2024): So teuer sind AU-Fehlzeiten für Unternehmen — Modellrechnung, rund 300 € je Fehltag ↗
- Art. 9 DSGVO — Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten ↗
- GKV-Leitfaden Prävention 2025 — Anforderungen an Evaluation und Kennzahlen ↗
Stand: 2026-07-07. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.