BGM-Compliance-Audit

BGM-Compliance-Audit: Wie prüft die Gewerbeaufsicht Ihren Betrieb?

Die Gewerbeaufsicht prüft beim BGM-Audit vor allem die GBPsych-Dokumentation (§ 5 ArbSchG), BEM-Nachweise (§ 167 SGB IX) und Maßnahmen-Protokolle. Fehlt die GBPsych-Dokumentation, ordnet die Aufsicht in der Regel zunächst die Nachbesserung an; wird diese Anordnung nicht umgesetzt, droht ein Bußgeld bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG).

Was die Gewerbeaufsicht konkret prüft

Prüfpunkt	Nachweis-Anforderung	Bußgeld bei Fehlen
GBPsych vorhanden	Schriftliche Dokumentation der psychischen Gefährdungsbeurteilung pro Tätigkeitsgruppe	Bis 30.000 € (§ 25 Abs. 1 Nr. 2 Buchst. a ArbSchG), wenn eine Anordnung der Aufsicht nicht umgesetzt wird
GBPsych aktuell	Datum der letzten Durchführung, Nachweis bei wesentlicher Änderung der Arbeitsbedingungen	Die Aufsicht kann die Aktualisierung anordnen; eine feste Frist nennt das Gesetz nicht
Maßnahmen aus GBPsych	Dokumentation, welche Maßnahmen aus der Beurteilung abgeleitet und umgesetzt wurden	Fehlendes Maßnahmen-Follow-up → Mängelbeseitigung angeordnet + Nachprüfung
BEM-Verfahren	Nachweis, dass BEM-Einladungen bei mehr als sechs Wochen Arbeitsunfähigkeit innerhalb eines Jahres verschickt wurden + Reaktion dokumentiert	Kein Bußgeld direkt, aber Kündigung angreifbar (BAG 2 AZR 755/13)
Betriebsrat-Beteiligung	Bei Betriebsrat: Nachweis der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG	Der Betriebsrat kann seine Beteiligung durchsetzen; ohne sie ist die GBPsych angreifbar

Wie läuft ein Arbeitsschutz-Audit in der Praxis ab?

Arbeitsschutz-Audits durch die Gewerbeaufsicht (Landesämter für Arbeitsschutz, Gewerbeaufsichtsämter) sind häufig anlassbezogen — nach einer Beschwerde, einem Unfall, einer anonymen Meldung oder als Teil von Branchenprogrammen. Seit 2026 gilt zudem eine gesetzliche Mindestbesichtigungsquote: Jedes Land muss jährlich mindestens 5 % der Betriebe besichtigen (§ 21 Abs. 1a ArbSchG).

Der Ablauf: Voranmeldung (häufig, manchmal auch unangemeldet), Unterlagensichtung vor Ort (Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen, GBPsych-Dokumentation, BEM-Nachweise), Gespräch mit Geschäftsführung bzw. HR und ausgewählten Mitarbeitenden. Anschließend folgt ein schriftlicher Revisionsbericht mit Mängeln und Fristen zur Beseitigung.

Was sofort vorliegen muss: (1) Die aktuelle Gefährdungsbeurteilung für alle Tätigkeitsgruppen inkl. GBPsych. (2) Maßnahmenplan aus der letzten Beurteilung + Umsetzungsnachweis. (3) Unterweisungsnachweise der letzten 12 Monate. Die Behörde kann die Vorlage der Unterlagen verlangen (§ 22 Abs. 1 ArbSchG) und, wenn etwas fehlt, Maßnahmen anordnen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG).

Wichtig: Die Behörden prüfen nicht, ob die GBPsych „gut“ ist, sondern ob sie stattgefunden hat und dokumentiert wurde. Eine formal korrekte, aber methodisch dünne GBPsych besteht die Prüfung besser als eine mündlich durchgeführte, aber undokumentierte Tiefenanalyse.

Welche Compliance-Fehler fallen beim Audit häufig auf?

**Fehler 1: GBPsych durchgeführt, aber nicht schriftlich dokumentiert.** „Wir haben das letztes Jahr gemacht“ ohne Dokument zählt nicht. Die Gewerbeaufsicht akzeptiert nur schriftliche Aufzeichnungen — Datum, Methode, Tätigkeitsgruppen, Ergebnisse, Maßnahmen. Mündliche Zusicherungen haben keine Beweiskraft.

**Fehler 2: GBPsych veraltet ohne Nachbeurteilung.** Nach wesentlichen Änderungen der Arbeitsbedingungen (Digitalisierung, neue Schichtmodelle, mobiles Arbeiten, Restrukturierung) muss die GBPsych aktualisiert werden. Eine GBPsych aus 2019 ohne Pandemie-Aktualisierung ist in vielen Betrieben faktisch überholt.

**Fehler 3: GBPsych nur für Büro, nicht für Produktion/Außendienst.** Die Pflicht gilt für jede Tätigkeitsgruppe separat — nicht für „den Betrieb insgesamt“. Ein Logistikunternehmen braucht separate GBPsych für Fahrer, Lager, Disposition, Verwaltung. Fehlen einzelne Gruppen, ist die GBPsych unvollständig.

**Fehler 4: BEM-Einladungen vergessen.** Die Pflicht greift, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind (§ 167 Abs. 2 SGB IX) — die Zeiten werden zusammengezählt, nicht nur am Stück betrachtet. Wer kein System zur Überwachung hat, verpasst die Einladungspflicht regelmäßig. Bei einer krankheitsbedingten Kündigung prüft das Arbeitsgericht, ob ein BEM angeboten wurde. Fehlt der Nachweis, ist die Kündigung nicht automatisch unwirksam, aber der Arbeitgeber trägt eine erweiterte Darlegungs- und Beweislast (BAG, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

**Fehler 5: Maßnahmen-Follow-up nicht dokumentiert.** Die GBPsych ist kein Abschlussdokument, sondern ein Prozess. Wer Handlungsbedarf erkannt hat, muss dokumentieren, ob und wie die Maßnahmen umgesetzt wurden. „Problem erkannt, nichts getan“ ist schlechter als gar keine GBPsych — es beweist Kenntnis und Untätigkeit.

Wie bereiten Sie sich in einem Tag auf das Audit vor?

**Schritt 1 — GBPsych-Bestandsaufnahme (30 Minuten).** Öffnen Sie Ihr Ablagesystem und suchen Sie nach dem Wort „Gefährdungsbeurteilung“ oder „GBPsych“. Gibt es ein Dokument? Wenn nein: sofortige Priorisierung. Wenn ja: Prüfen Sie, ob sich die Arbeitsbedingungen seit dem Datum wesentlich geändert haben (eine feste Frist nennt das Gesetz nicht), ob alle Tätigkeitsgruppen abgedeckt sind und ob Maßnahmen dokumentiert wurden.

**Schritt 2 — Maßnahmen-Lücke schließen (wenn nötig).** Wenn die GBPsych vorhanden ist, aber die Nachverfolgung der Maßnahmen fehlt: Schreiben Sie heute ein 1-seitiges Memo (Datum, Handlungsbedarf aus der GBPsych, Maßnahme, Verantwortlicher, Erledigungsdatum). Das ist ein erster Nachweis — es muss kein perfektes Konzept sein.

**Schritt 3 — BEM-Status prüfen (15 Minuten).** Gibt es im letzten Jahr Mitarbeitende, die länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren? Wenn ja: Wurden BEM-Einladungen verschickt und die Reaktion dokumentiert? Wenn nein oder unklar: BEM-Prozess sofort aufsetzen (schriftliche Einladungsvorlage + Ablagesystem für Antworten).

**Schritt 4 — Betriebsrat-Beteiligung sicherstellen (falls vorhanden).** Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, muss die GBPsych unter seiner Beteiligung stattgefunden haben (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG). Lassen Sie sich das schriftlich bestätigen — ein kurzes Gesprächsprotokoll genügt.

**Schritt 5 — Digitale Ablage einrichten.** Alles papierlos, durchsuchbar, mit Datum und Versionsnummern ablegen. Im Audit sollten Sie Dokumente schnell vorlegen können. Wer 30 Minuten sucht, macht einen schlechten Eindruck — auch wenn alle Dokumente vorhanden sind.

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Das Wichtigste in Kürze

Die Gewerbeaufsicht prüft: GBPsych-Dokument, Aktualität, Maßnahmen-Follow-up, BEM-Einladungen.
Nicht vorzeigbar = nicht vorhanden — mündliche Aussagen zählen nicht.
Der 5-Punkte-Selbstcheck ist in einem Tag machbar — Priorität: GBPsych-Dokument + BEM-Nachweis.
Der Betriebsrat muss bei der GBPsych beteiligt werden — ohne seine Beteiligung ist sie angreifbar.
Eine digitale Ablage spart im Ernstfall Stunden und hinterlässt bei der Behörde einen guten Eindruck.

Häufige Fragen

Wie oft kontrolliert die Gewerbeaufsicht BGM-Pflichten?+

Seit 2026 gibt das Gesetz eine Mindestbesichtigungsquote vor: Jedes Land besichtigt jährlich mindestens 5 % der Betriebe (§ 21 Abs. 1a ArbSchG). Anlassbezogen (nach Beschwerden, Unfällen) wird häufiger geprüft. Branchenprogramme können zu häufigeren Prüfungen führen — z. B. in der Pflege, im Baugewerbe oder im Einzelhandel. Unangekündigte Kontrollen sind zulässig; häufig werden Besichtigungen aber vorher angekündigt.

Was passiert, wenn die Gewerbeaufsicht einen Mangel findet?+

Der Prüfer schreibt einen Revisionsbericht mit den festgestellten Mängeln und setzt Fristen zur Beseitigung, die sich nach Art des Mangels richten. Werden die Mängel trotz vollziehbarer Anordnung (§ 22 Abs. 3 ArbSchG) nicht beseitigt, droht ein Bußgeld bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG). Bei schwerwiegenden Mängeln kann die Behörde sofort vollziehbare Anordnungen treffen. Eine Betriebsstilllegung ist bei BGM-Mängeln sehr selten — das Ziel ist Compliance, nicht Bestrafung.

Muss ich eine externe BGM-Firma für das Audit beauftragen?+

Nein. Die Gewerbeaufsicht prüft, ob Ihre Pflichten erfüllt sind — nicht wie. Sie können die GBPsych intern durchführen (mit Führungskräften und Beschäftigten), eine digitale BGM-Software nutzen oder externe Berater beauftragen. Die Dokumentation muss korrekt und vollständig sein. Was zählt: das Ergebnis, nicht der Weg. Wichtig: Wenn Sie externe Berater beauftragen, behalten Sie die Dokumentation — die liegt in Ihrer Verantwortung, nicht bei der Beratungsfirma.

Wie lange müssen BGM-Unterlagen aufbewahrt werden?+

Eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für die GBPsych-Dokumentation gibt es nicht. Bewahren Sie sie mindestens so lange auf, wie die Arbeitsbedingungen bestehen, auf die sie sich bezieht, und behalten Sie frühere Fassungen als Nachweis der Entwicklung. BEM-Unterlagen führen Sie getrennt von der Personalakte (BEM-Akte); in die Personalakte gehören nur Angebot, Zustimmung oder Ablehnung und die vereinbarten Maßnahmen, keine Diagnosen. Wie lange die BEM-Akte nach Abschluss aufbewahrt wird, legen Sie in Ihrem Löschkonzept fest (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO) — orientiert an Ihrem Nachweisbedarf, etwa an der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren (§ 195 BGB).

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Quellen

Stand: 2026-06-27. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.

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