BEM-Prozess erklärt
Wie läuft das Betriebliche Eingliederungsmanagement ab — Schritt für Schritt?
BEM ist Pflicht, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig sind (SGB IX § 167). Ablauf: Einladung → Gespräch → Maßnahmenplan → Umsetzung → Wirkungskontrolle → Abschluss. Die Teilnahme ist freiwillig; eine Ablehnung muss dokumentiert werden.
Die 6 BEM-Prozessschritte im Überblick
| Schritt | Was passiert | Rechtliche Anforderung |
|---|---|---|
| 1. Auslöser erkennen | HR oder Geschäftsführung prüft: War eine Person innerhalb von 12 Monaten länger als sechs Wochen arbeitsunfähig? | Laufende Auswertung der Fehlzeiten empfohlen |
| 2. Einladung | Schriftliche Einladung mit Erläuterung von Zweck, Freiwilligkeit und Datenschutz | Muss vor dem Gesprächstermin erfolgen; Hinweis, dass Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung nur mit Zustimmung der betroffenen Person beteiligt werden |
| 3. BEM-Gespräch | Klären: Ursachen, mögliche Maßnahmen, betriebliche Möglichkeiten | Niedrigschwellig — kein Verhör; Beschäftigte können eine Vertrauensperson mitbringen |
| 4. Maßnahmenplan | Konkrete Maßnahmen vereinbaren: Arbeitsplatzanpassung, Stufenplan, Kurse | Schriftlich, mit Fristen und Verantwortlichkeiten |
| 5. Umsetzung & Kontrolle | Maßnahmen umsetzen, Wirkung nach 4–6 Wochen prüfen | Protokoll aktualisieren; ggf. Folgegespräch |
| 6. Abschluss | BEM erfolgreich abgeschlossen oder eingestellt — dokumentieren | Eigene BEM-Akte getrennt von der Personalakte, Zugriff nur für das BEM-Team; in die Personalakte nur Angebot, Zustimmung oder Ablehnung und vereinbarte Maßnahmen (keine Diagnosen) |
Wer ist zum BEM verpflichtet?
Zum BEM verpflichtet sind alle Arbeitgeber — unabhängig von Branche oder Betriebsgröße. SGB IX § 167 Abs. 2 formuliert keinen Schwellenwert. Das BEM-Angebot muss allen Beschäftigten unterbreitet werden, die innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig waren. Das gilt auch für Beamtinnen und Beamte (BVerwG, Urteil vom 5.6.2014 – 2 C 22.13).
Zuständig für die Initiierung ist der Arbeitgeber — nicht die oder der Beschäftigte. Warten Geschäftsführung oder HR passiv, bis Beschäftigte von sich aus das Gespräch suchen, verletzen sie die Initiierungspflicht. In der Praxis übernimmt diese Aufgabe oft HR oder ein eigenes BEM-Team.
Gibt es einen Betriebsrat, wacht er darüber, dass der Arbeitgeber das BEM anbietet (SGB IX § 167 Abs. 2, BetrVG § 80 Abs. 1 Nr. 1). Am einzelnen BEM-Verfahren wird er nur mit Zustimmung der betroffenen Person beteiligt; das gilt ebenso für die Schwerbehindertenvertretung. Empfohlen wird, den Betriebsrat bei den Regeln für das BEM-Verfahren von Anfang an einzubinden — das erhöht die Akzeptanz bei den Beschäftigten deutlich.
Welche Fehler passieren beim BEM häufig?
Fehler 1 — Kein schriftliches Einladungsschreiben: Das Gesetz schreibt keine Form vor, doch eine mündliche Einladung lässt sich im Streitfall kaum nachweisen. Das Einladungsschreiben muss über Zweck (Unterstützung, nicht Kontrolle), Freiwilligkeit, Datenschutz und das Recht auf eine Vertrauensperson informieren. Fehlen diese Hinweise, ist das BEM nicht ordnungsgemäß angeboten.
Fehler 2 — Gespräch vor der Einladung: Das BEM darf nicht beginnen, bevor die oder der Beschäftigte das Einladungsschreiben erhalten und die Möglichkeit gehabt hat, es zu lesen. Eine zu kurz gesetzte Frist (z. B. „morgen Gespräch“) hebelt die Freiwilligkeit aus.
Fehler 3 — Fehlende Dokumentation der Ablehnung: Wenn Beschäftigte ablehnen, muss das schriftlich festgehalten werden — einschließlich des Hinweises: Die Teilnahme ist freiwillig; eine Ablehnung darf nicht sanktioniert werden. Ohne Dokumentation kann das Unternehmen bei einer späteren Kündigung nicht belegen, dass ein BEM-Angebot gemacht wurde.
Fehler 4 — BEM als Kündigungsvorbereitung positionieren: Sobald Beschäftigte das BEM als Vorstufe zur Kündigung wahrnehmen, sinkt ihre Bereitschaft mitzuwirken stark. Die Kommunikation muss glaubwürdig auf Unterstützung ausgerichtet sein — und das Gespräch sollte nicht von derselben Führungskraft geführt werden, die bereits Kündigungsgedanken geäußert hat.
Gegen die Fehler 1 und 3 hilft ein fester Ablauf: EasyBGM, aus dessen Haus der kostenlose BGM-Kompass kommt, führt vom Einladungsschreiben nach Vorlage bis zur dokumentierten Antwort. Zusage oder Ablehnung steht mit Datum im BEM-Fall, und HR bekommt eine Erinnerung, wenn keine Antwort eingeht. So führt EasyBGM durch das BEM →
Was passiert, wenn Beschäftigte das BEM ablehnen?
Eine Ablehnung ist rechtlich zulässig — das BEM ist für die Beschäftigten freiwillig, und eine Ablehnung darf nicht sanktioniert werden. Der Arbeitgeber hat dann für diesen Zeitraum der Arbeitsunfähigkeit keine weiteren BEM-Pflichten. Wichtig: die Ablehnung schriftlich dokumentieren (Datum, Inhalt der Einladung, Reaktion der oder des Beschäftigten).
Eine dokumentierte Ablehnung entlastet den Arbeitgeber im Kündigungsschutzverfahren: Er kann nachweisen, dass er seiner Initiierungspflicht nachgekommen ist und die oder der Beschäftigte das Angebot ausgeschlagen hat. Ohne Dokumentation gilt das BEM als nicht angeboten — dann trägt der Arbeitgeber wie bei einem fehlenden BEM eine erweiterte Darlegungs- und Beweislast (BAG, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).
Kein Nachteil im Kündigungsschutz für die Beschäftigten: Wer das BEM ablehnt, verliert dadurch keinen Kündigungsschutz. Für den Arbeitgeber entfällt nach einer ordnungsgemäß angebotenen und dokumentierten Ablehnung zwar die erweiterte Darlegungslast, die ihn ohne BEM träfe. Bei einer späteren krankheitsbedingten Kündigung muss er aber wie immer darlegen, dass mildere Mittel nicht ausreichen — nur eben ohne die Erkenntnisse, die ein BEM-Gespräch geliefert hätte.
Schnell-Check
Welchen BGF-Reifegrad hat Ihr Unternehmen?
Der Reifegrad zeigt, wie weit Ihre Maßnahmen schon in einem strukturierten Gesundheitsförderungsprozess stehen. Ein solcher Prozess ist ein Weg, damit Maßnahmen bis zum Freibetrag von 600 € je Beschäftigtem und Jahr steuerfrei sein können (§ 3 Nr. 34 EStG) — bestätigen kann das nur Ihr Steuerberater. Antwort in rund 7 Minuten, ohne Anmeldung.
Reifegrad-Check starten (rund 7 Min.)Passende Maßnahmen & Themen
Das Wichtigste in Kürze
- BEM ist Pflicht, wenn Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind — unabhängig von der Betriebsgröße.
- Die Einladung muss über Zweck, Freiwilligkeit und Datenschutz informieren; die Schriftform ist der sichere Nachweis.
- Eine Ablehnung ist zulässig und darf nicht sanktioniert werden — sie muss aber schriftlich dokumentiert werden.
- Das BEM-Gespräch ist Unterstützung, kein Verhör — die Kommunikation entscheidet über die Akzeptanz.
- Fehlende Dokumentation ist ein zentrales Risiko bei einer späteren Kündigung.
Häufige Fragen
Wie oft muss Beschäftigten ein BEM angeboten werden?+
Bei jeder neuen Auslöseschwelle — d. h. sobald Beschäftigte in einem weiteren 12-Monats-Fenster erneut länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind. Das BEM ist kein einmaliger Prozess, sondern wiederholt sich, wenn der Auslöser erneut eintritt.
Müssen auch Teilzeitkräfte oder geringfügig Beschäftigte ein BEM erhalten?+
Ja. SGB IX § 167 differenziert nicht nach Beschäftigungsart oder -umfang. Auch Minijobber und befristet Beschäftigte haben Anspruch auf ein BEM-Angebot — sofern sie innerhalb des laufenden Arbeitsverhältnisses länger als sechs Wochen arbeitsunfähig sind.
Was ist der Unterschied zwischen BEM und Wiedereingliederung („Hamburger Modell“)?+
Das BEM ist ein betrieblicher Klärungsprozess (SGB IX § 167) — er beginnt, sobald der Auslöser eintritt, also auch während einer laufenden Arbeitsunfähigkeit. Das Hamburger Modell (stufenweise Wiedereingliederung) ist ein Instrument, das im BEM vereinbart und dann nach Ende der Arbeitsunfähigkeit umgesetzt werden kann — es ist ein mögliches Ergebnis des BEM-Gesprächs, nicht dasselbe wie das BEM selbst.
Wer darf am BEM-Gespräch teilnehmen?+
Auf Seite des Arbeitgebers: HR und ggf. die direkte Führungskraft (sofern das Vertrauensverhältnis intakt ist). Auf Seite der Beschäftigten: die betroffene Person selbst, optional eine Vertrauensperson ihrer Wahl (auch ein Betriebsratsmitglied). Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung werden nur mit Zustimmung der betroffenen Person beteiligt; die Betriebsärztin oder der Betriebsarzt kann hinzugezogen werden, soweit erforderlich — ebenfalls nur mit Zustimmung.
Gilt das BEM auch für Beamtinnen und Beamte?+
Ja. § 167 Abs. 2 SGB IX gilt auch für Beamtinnen und Beamte (BVerwG, Urteil vom 5.6.2014 – 2 C 22.13). Wie bei allen Beschäftigten ist die Teilnahme freiwillig; verpflichtet ist der Dienstherr, das BEM anzubieten.
BGM-Governance mit EasyBGM strukturieren
BEM-Ablauf, Steuerkreis und Kennzahlen in einem System — EasyBGM hält jeden Schritt für Sie fest.
Quellen
- SGB IX § 167 — Prävention ↗
- BAG, Urteil vom 20.11.2014 – 2 AZR 755/13 — Krankheitsbedingte Kündigung und BEM ↗
Stand: 2026-06-24. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.