Personio & DATEV tilsluttes: WHP-nøgletal automatisk i stedet for Excel

Hvorfor tager manuel dataindsamling så meget tid?

Den månedlige WHP-rapportering foregår i de fleste HR-teams efter samme mønster: Fraværsdata eksporteres fra HR-systemet, indsættes i et Excel-ark, sygefraværsprocenten beregnes manuelt, personaleomsætningsraten slås op i en anden fil, det hele samles i en tredje fil — og resultatet er alligevel aldrig helt opdateret. I mange HR-teams koster denne manuelle proces hver måned flere timer, inklusiv fejlrettelser.

Problemet skyldes ikke manglende analysevilje, men systemarkitekturen: WHP-værktøjet og HR-systemet taler ikke sammen. Alle relevante rådata findes allerede digitalt — i Personio, DATEV HR, rexxHR eller Kombo. Integrationen af disse systemer er teknisk løst, indsatsen er engangs og overskuelig.

Hvilke nøgletal overføres automatisk?

Så snart dit HR-system er forbundet med EasyBGM – via integration (Personio, rexx, Kombo, Factorial, Lucca) eller ved filimport for DATEV –, er følgende nøgletal tilgængelige uden manuel eksport:

**Sygefravær:** Antal sygedage pr. medarbejder og periode, opdelt efter afdeling, lokation og ansættelsestype. EasyBGM beregner heraf procenten og viser tendenser over tolv måneder.

**Personaleomsætning:** Ind- og udtrædelser i synkroniseringsperioden. Heraf beregnes automatisk den korrigerede personaleomsætningsrate — opdelt efter frivillig fratrædelse og afskedigelser, hvis dit HR-system understøtter denne opdeling.

**Headcount og aldersstruktur:** Aktive medarbejdere efter afdeling, aldersgruppe og anciennitet. Særligt nyttigt for den demografiske WHP-planlægning: Hvilke aldersgrupper er uforholdsmæssigt ramt af sygefravær? Hvor er der risiko for kompetencetab om fem år på grund af pensionering?

**Fraværstyper:** Skelnen mellem sygdom, ferie, barsel og andre fravær — relevant for at adskille reelle WHP-indsatsområder fra sæsonmæssige effekter.

Synkroniseringen kører automatisk hver nat og kan til enhver tid startes manuelt. Kun de felter, der er nødvendige for nøgletallene, overføres.

Hvordan håndteres databeskyttelse ved synkronisering?

Fravær på grund af sygdom er helbredsoplysninger og er ifølge art. 9 GDPR særligt beskyttet – det gælder også for aggregerede nøgletal, hvis det er muligt at identificere enkeltpersoner. Ved integrationen er tre punkter afgørende:

**Personhenførbarhed kun hvor det er nødvendigt:** Til beregningen overtager EasyBGM fravær pr. ansat – fraværstype, periode og arbejdsdage, ingen diagnoser. Individuelle data ses kun af administratorer i din virksomhed; alle andre medlemmer ser udelukkende aggregerede nøgletal. Aldersgrupper vises først fra en minimumsstørrelse, så ingen kan identificeres.

**Fortegnelse over behandlingsaktiviteter og databehandleraftale:** Forbindelsen mellem HR-system og WHP-værktøj er omfattet af databehandleraftale i henhold til art. 28 GDPR. EasyBGM stiller en standardiseret databehandleraftale til rådighed. Denne skal være underskrevet før første synkronisering — ikke som en formalitet, men fordi den fastlægger slettefrister og adgangsbegrænsninger bindende.

**Information og sporbarhed:** Hver synkronisering logges. Medarbejdere skal informeres om behandlingen (art. 13 GDPR), for eksempel via et tillæg til databeskyttelsesinformationen for ansatte. Hvilket retsgrundlag der gælder, og om en lokalaftale er nødvendig, afklares med din databeskyttelsesrådgiver og, hvis relevant, tillidsrepræsentanten.

Hvad HR må analysere med helbredsoplysninger, og hvad ikke, forklares i guiden Sundhedsdata i WHP.