Połączenie Personio & DATEV: automatyczne wskaźniki WHP zamiast Excela

Dlaczego ręczne zbieranie danych zajmuje tyle czasu?

Miesięczna analiza WHP w większości zespołów HR przebiega według tego samego schematu: eksportowanie danych o nieobecnościach z systemu HR, wklejanie ich do arkusza Excel, ręczne obliczanie wskaźnika absencji chorobowej, sprawdzanie wskaźnika rotacji w innym pliku, łączenie wszystkiego w trzecim pliku — a mimo to wynik nigdy nie jest całkowicie aktualny. W wielu zespołach HR ten ręczny proces co miesiąc pochłania kilka godzin, łącznie z poprawianiem błędów.

Problem nie leży w braku chęci do analizy, lecz w architekturze systemów: narzędzie WHP i system HR nie komunikują się ze sobą. Tymczasem wszystkie istotne dane źródłowe są już dostępne cyfrowo — w Personio, DATEV HR, rexxHR lub Kombo. Integracja tych systemów jest technicznie rozwiązana, a nakład pracy jest jednorazowy i niewielki.

Jakie wskaźniki są przekazywane automatycznie?

Gdy system HR zostanie połączony z EasyBGM – przez interfejs (Personio, rexx, Kombo, Factorial, Lucca) lub w przypadku DATEV przez import pliku – następujące wskaźniki są dostępne bez ręcznego eksportu:

**Absencja chorobowa:** Liczba dni choroby na pracownika i okres, z podziałem na dział, lokalizację i rodzaj zatrudnienia. EasyBGM wylicza na tej podstawie wskaźnik i prezentuje trendy z ostatnich dwunastu miesięcy.

**Rotacja:** Wpływy i odejścia w okresie synchronizacji. Na tej podstawie automatycznie wyliczany jest skorygowany wskaźnik rotacji — oddzielnie dla odejść dobrowolnych i zwolnień z przyczyn organizacyjnych, o ile system HR umożliwia takie rozróżnienie.

**Liczba pracowników i struktura wiekowa:** Liczba aktywnych osób według działu, grupy wiekowej i stażu pracy. Szczególnie przydatne przy demograficznym planowaniu WHP: które grupy wiekowe są ponadprzeciętnie dotknięte absencją chorobową? Gdzie za pięć lat istnieje ryzyko utraty kompetencji z powodu przejścia na emeryturę?

**Rodzaje nieobecności:** Rozróżnienie pomiędzy chorobą, urlopem, urlopem rodzicielskim i innymi nieobecnościami — istotne, aby oddzielić rzeczywiste obszary działań WHP od efektów sezonowych.

Synchronizacja odbywa się automatycznie każdej nocy i może być uruchomiona ręcznie w dowolnym momencie. Przekazywane są tylko te pola, które są niezbędne do obliczenia wskaźników.

Jak wygląda ochrona danych podczas synchronizacji?

Nieobecności z powodu choroby to dane dotyczące zdrowia i zgodnie z art. 9 RODO są szczególnie chronione – dotyczy to także zagregowanych wskaźników, jeśli możliwa jest identyfikacja osób. Przy integracji decydujące są trzy kwestie:

**Dane osobowe tylko tam, gdzie to konieczne:** Do obliczeń EasyBGM pobiera nieobecności według osoby zatrudnionej – rodzaj nieobecności, okres i dni robocze, bez diagnoz. Dane indywidualne widzą tylko administratorzy Państwa firmy; pozostali członkowie widzą wyłącznie zagregowane wskaźniki. Grupy wiekowe są prezentowane dopiero od określonej minimalnej liczby osób, aby nikt nie był możliwy do zidentyfikowania.

**Rejestr czynności przetwarzania i powierzenie przetwarzania:** Połączenie systemu HR z narzędziem WHP podlega powierzeniu przetwarzania zgodnie z art. 28 RODO. EasyBGM udostępnia standardową umowę powierzenia przetwarzania danych. Musi ona zostać podpisana przed pierwszą synchronizacją — nie jako formalność, lecz ponieważ reguluje ona wiążąco terminy usuwania danych i ograniczenia dostępu.

**Informacja i możliwość weryfikacji:** Każda synchronizacja jest rejestrowana w historii. Pracownicy muszą zostać poinformowani o przetwarzaniu (art. 13 RODO), na przykład poprzez uzupełnienie informacji o ochronie danych dla pracowników. Która podstawa prawna ma zastosowanie i czy wymagana jest umowa z przedstawicielstwem pracowników, należy ustalić z Państwa inspektorem ochrony danych oraz, jeśli istnieje, z radą zakładową.

Co dział HR może analizować z danych zdrowotnych, a czego nie, wyjaśnia poradnik Dane zdrowotne w WHP.