Conectar Personio y DATEV: indicadores de WHP automáticamente en lugar de Excel

¿Por qué la recopilación manual de datos consume tanto tiempo?

La evaluación mensual de WHP en la mayoría de los equipos de RR. HH. sigue el mismo patrón: exportar los datos de ausencias del sistema de RR. HH., pegarlos en una hoja de Excel, calcular manualmente la tasa de ausentismo, buscar la tasa de rotación en otro archivo, juntar todo en un tercer archivo — y aun así el resultado nunca está completamente actualizado. En muchos equipos de RR. HH., este proceso manual cuesta varias horas cada mes, incluida la corrección de errores.

El problema no es la falta de voluntad para analizar, sino la arquitectura del sistema: la herramienta de WHP y el sistema de RR. HH. no se comunican entre sí. Sin embargo, todos los datos brutos relevantes ya están disponibles digitalmente — en Personio, DATEV HR, rexxHR o Kombo. La integración de estos sistemas ya está resuelta técnicamente, el esfuerzo es único y manejable.

¿Qué indicadores se transfieren automáticamente?

Tan pronto como su sistema de RR. HH. esté conectado con EasyBGM – a través de una interfaz (Personio, rexx, Kombo, Factorial, Lucca) o en DATEV mediante importación de archivos –, estarán disponibles los siguientes indicadores sin exportación manual:

**Ausentismo:** Número de días de enfermedad por persona empleada y período, desglosado por departamento, ubicación y tipo de empleo. EasyBGM calcula la tasa y muestra tendencias a lo largo de doce meses.

**Rotación:** Ingresos y salidas en el período de sincronización. De esto se calcula automáticamente la tasa de rotación ajustada — diferenciando entre salidas voluntarias y desvinculaciones por motivos empresariales, siempre que su sistema de RR. HH. permita esta distinción.

**Headcount y estructura etaria:** Personas activas por departamento, grupo de edad y antigüedad en la empresa. Especialmente útil para la planificación demográfica de la promoción de la salud en el lugar de trabajo (WHP): ¿Qué grupos de edad están afectados de manera desproporcionada por el ausentismo? ¿Dónde existe el riesgo de pérdida de competencias por jubilación en cinco años?

**Tipos de ausencias:** Diferenciación entre enfermedad, vacaciones, licencia parental y otras ausencias — relevante para separar los verdaderos campos de acción de WHP de los efectos estacionales.

La comparación se realiza automáticamente cada noche y puede iniciarse manualmente en cualquier momento. Solo se transfieren los campos necesarios para los indicadores.

¿Cómo se regula la protección de datos durante la sincronización?

Las ausencias por enfermedad son datos de salud y están especialmente protegidas según el art. 9 del RGPD — esto también aplica para los indicadores agregados, siempre que sea posible identificar a personas individuales. En la integración son decisivos tres puntos:

**Referencia personal solo donde sea necesario:** Para el cálculo, EasyBGM toma las ausencias por persona empleada — tipo de ausencia, período y días laborables, sin diagnósticos. Solo las administradoras y administradores de su empresa pueden ver los datos individuales; todos los demás miembros ven únicamente los indicadores agregados. Los grupos de edad solo se muestran a partir de un tamaño mínimo, para evitar la identificación de personas.

**Registro de procesamiento y procesamiento por encargo:** La conexión entre el sistema de RR. HH. y la herramienta de WHP se considera procesamiento por encargo según el art. 28 del RGPD. EasyBGM proporciona un AVV estandarizado. Este debe estar firmado antes de la primera sincronización — no solo como formalidad, sino porque regula de manera vinculante los plazos de eliminación y las restricciones de acceso.

**Información y trazabilidad:** Cada sincronización queda registrada en el historial. Se debe informar a las personas empleadas sobre el procesamiento (art. 13 del RGPD), por ejemplo, mediante una ampliación de la información de protección de datos para el personal. La base legal aplicable y si es necesario un acuerdo colectivo debe aclararlo usted con su responsable de protección de datos y, si existe, con el comité de empresa.

Lo que RR. HH. puede y no puede analizar con datos de salud lo explica la guía Datos de salud en WHP.