BGM-Struktur aufbauen
Wie baue ich eine BGM-Struktur auf, die strukturiert ist und die Voraussetzungen für ein Kassengespräch schafft?
Ein BGM nach GKV-Leitfaden braucht einen Steuerkreis (Arbeitskreis Gesundheit) mit GF-Mandat, in dem die betrieblichen Akteure zusammenkommen. Ohne ein solches Gremium fehlt der Krankenkasse die Grundlage für eine Projektförderung nach § 20b SGB V — einen Anspruch auf Förderung hat das Unternehmen ohnehin nicht.
Typische Besetzung des Steuerkreises
| Rolle im Steuerkreis | Bezug | Aufgabe im GKV-Prozess |
|---|---|---|
| Geschäftsführung / Management | § 20b SGB V i. V. m. GKV-Leitfaden Prävention | Erteilung des Budgets und des offiziellen Projektmandats — ohne Mandat kein Steuerkreis |
| Arbeitnehmervertretung (BR / PR) | § 87 BetrVG (Mitbestimmung) | Sichert die Mitbestimmung und die Akzeptanz in der Belegschaft |
| Betriebsmedizin & SiFa | § 1 ASiG (Arbeitssicherheitsgesetz) | Verknüpft freiwillige Gesundheitsförderung mit verpflichtendem Arbeitsschutz |
Warum reicht ein Einzelkämpfer aus der HR-Abteilung nicht?
Wer BGM als HR-Projekt ohne GF-Rückendeckung startet, verbrennt Ressourcen an den falschen Stellen und kommt im Gespräch mit der Krankenkasse nicht weit. Der GKV-Leitfaden Prävention fordert für die Vergabe von Zuschüssen kein koordiniertes Einzelengagement, sondern ein fest installiertes Steuerungssystem.
Ohne ein Gremium mit klarem Mandat fehlt der Kasse die Grundlage für eine Projektförderung nach § 20b SGB V. Im Gespräch mit der Kasse zählt, ob Steuerkreis, Koordination und GF-Mandat wirklich existieren — nicht nur auf dem Papier.
Das bedeutet konkret: Sobald ein BGM-Koordinator jede Entscheidung eskalieren muss, der Betriebsrat nicht eingebunden ist oder die Betriebsmedizin fehlt, wird das Gespräch über eine Projektförderung schwierig. Für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 34 EStG zählt etwas anderes: ZPP-zertifizierte Präventionskurse oder Maßnahmen in einem strukturierten betrieblichen Gesundheitsförderungsprozess mit Bedarfsanalyse und Einbindung der Beschäftigten. Bestätigen kann das nur Ihr Steuerberater.
Phase 1: Warum steht das Mandat der Geschäftsführung am Anfang?
Phase 1 des BGF-Prozesses nach GKV-Leitfaden beginnt mit der Auftragsklärung: Die Geschäftsführung erteilt schriftlich das Mandat für ein strukturiertes BGM. Dieses Dokument ist kein Formalismus — es ist der Nachweis gegenüber der Krankenkasse, dass BGM als Organisationsaufgabe verstanden wird, nicht als Freizeitangebot.
Das GF-Mandat sollte enthalten: einen Budgetrahmen (auch wenn er erst im ersten Steuerkreis präzisiert wird), den Namen der Koordinationsperson, einen klaren Verweis auf den GKV-Leitfaden als Prozessrahmen sowie die Sitzungsfrequenz des Steuerkreises (mindestens quartalsweise).
Praxis-Tipp: Viele Unternehmen unterschätzen, wie niedrigschwellig dieser erste Schritt ist. Ein einseitiges Dokument mit GF-Unterschrift genügt für den Einstieg. Der Aufwand beträgt unter 30 Minuten — der Effekt ist groß: Ohne dieses Papier dreht sich jede BGM-Initiative im Kreis.
Phase 2: Was ist der Arbeitskreis Gesundheit — und wer gehört hinein?
Der Arbeitskreis Gesundheit (AK Gesundheit) ist das operative Herzstück des GKV-konformen BGMs. Er ist nicht dasselbe wie der Arbeitsschutzausschuss (ASA) — er ergänzt ihn und hat einen eigenständigen gesundheitsförderlichen Fokus.
Besetzung: Geschäftsführung oder eine benannte Vertretung, HR-Leitung, Betriebsrat oder Personalrat, Betriebsarzt, Fachkraft für Arbeitssicherheit sowie — falls vorhanden — eine betriebliche Gesundheitskoordination. Gerade in kleineren Betrieben ist die Fachkraft für Arbeitssicherheit oft extern bestellt — das sieht das ASiG ausdrücklich vor (überbetriebliche Dienste, § 19 ASiG).
Der AK Gesundheit trifft sich mindestens vierteljährlich. Führen Sie zu jeder Sitzung ein Protokoll: Es ist der zentrale Nachweis, dass das Gremium kontinuierlich arbeitet — und im Gespräch mit der Krankenkasse über eine Projektförderung der wichtigste Beleg.
Häufiger Fehler: Der AK Gesundheit tagt einmal, macht dann eine Jahrespause und meldet sich zur Förderantragstellung zurück. Das fällt auf. Kontinuität bedeutet mindestens vier nachweisbare Sitzungen pro Jahr.
Welche drei Finanzierungswege gibt es — und was trägt das Gremium dazu bei?
Ein funktionierendes Steuerungsgremium ist mehr als Pflichterfüllung: Es trägt den Prozess, auf den zwei von drei gesetzlichen Finanzierungswegen aufbauen.
Steuerfreibetrag — § 3 Nr. 34 EStG: Gesundheitsleistungen des Arbeitgebers sind bis 600 € je Beschäftigten und Jahr steuerfrei, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Lohn — ein Freibetrag, kein Zuschuss. Begünstigt sind ZPP-zertifizierte Präventionskurse und Maßnahmen im betrieblichen Gesundheitsförderungsprozess mit Bedarfsanalyse und Einbindung der Beschäftigten; diesen Prozess dokumentiert der Steuerkreis. Bestätigen kann die Steuerfreiheit nur Ihr Steuerberater.
Kassenförderung — § 20b SGB V: Krankenkassen können Projekte der betrieblichen Gesundheitsförderung unterstützen, meist mit einer vereinbarten Projektsumme — einen Anspruch darauf hat das Unternehmen nicht. Eine Zertifizierung ist für die BGF nicht vorgesehen (die ZPP prüft nur Präventionskurse nach § 20 SGB V); die Kasse erwartet aber, dass die Maßnahmen aus einem strukturierten Prozess mit Bedarfsanalyse folgen.
Sachbezug — § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG: Sachbezüge bis 50 € im Monat je Beschäftigten bleiben steuerfrei, etwa ein Firmenfitness-Vertrag. Diese Freigrenze hängt nicht vom Steuerkreis ab und gilt neben dem Freibetrag nach § 3 Nr. 34 EStG — dieselbe Leistung lässt sich aber nicht zweimal steuerfrei stellen.
Checkliste: Ist Ihre BGM-Struktur bereit für das Gespräch mit der Kasse?
- GF-Mandat schriftlich erteilt und archiviert
- Arbeitskreis Gesundheit mit den betrieblichen Akteuren besetzt (GF, HR, BR/PR, Betriebsarzt, SiFa)
- BGM-Koordinationsperson namentlich benannt
- Mindestens 4 Sitzungstermine pro Jahr geplant und im Kalender
- Protokollvorlage vorhanden, erste Protokolle archiviert
- Verbindung zur Gefährdungsbeurteilung (§ 5 ArbSchG) hergestellt
- Erste Krankenkasse als Kooperationspartner angefragt
Schnell-Check
Welchen BGF-Reifegrad hat Ihr Unternehmen?
Der Reifegrad zeigt, wie weit Ihre Maßnahmen schon in einem strukturierten Gesundheitsförderungsprozess stehen. Ein solcher Prozess ist ein Weg, damit Maßnahmen bis zum Freibetrag von 600 € je Beschäftigtem und Jahr steuerfrei sein können (§ 3 Nr. 34 EStG) — bestätigen kann das nur Ihr Steuerberater. Antwort in rund 7 Minuten, ohne Anmeldung.
Reifegrad-Check starten (rund 7 Min.)Passende Maßnahmen & Themen
Das Wichtigste in Kürze
- Ohne GF-Mandat kein tragfähiges Gespräch mit der Kasse. Das Dokument braucht unter 30 Minuten.
- Die Protokolle des Steuerkreises (AK Gesundheit) sind der zentrale Nachweis gegenüber der Kasse.
- Vier Sitzungen pro Jahr mit Protokoll sind ein guter Mindeststandard.
- Ein funktionierender Steuerkreis trägt den BGF-Prozess — die Grundlage für das Gespräch mit der Kasse nach § 20b SGB V und für die Steuerfreiheit nach § 3 Nr. 34 EStG (bestätigt Ihr Steuerberater). Der 50-€-Sachbezug hängt nicht vom Steuerkreis ab.
Häufige Fragen
Wie viele Mitarbeiter muss ein Unternehmen haben, um GKV-Förderung zu bekommen?+
Es gibt keine gesetzliche Mindestbetriebsgröße. Auch Betriebe mit zehn Beschäftigten können eine Förderung nach § 20b SGB V anfragen. Für Krankenkassenberichte (anonymisierte Gesundheitsdaten) gilt allerdings eine Mindestzahl an Versicherten einer Kasse, die jede Kasse selbst festlegt — darunter sind keine betriebsbezogenen Berichte möglich.
Müssen alle genannten Rollen im Steuerkreis sein, oder reicht eine kleinere Runde?+
Der GKV-Leitfaden empfiehlt, die betrieblichen Akteure im Steuerkreis zusammenzubringen; eine gesetzliche Pflicht zur paritätischen Besetzung gibt es nicht. In kleinen Betrieben genügt oft eine kleinere Runde — die Geschäftsführung und eine Vertretung der Beschäftigten sollten aber dabei sein. Je kleiner der Betrieb, desto wichtiger ist es, die externe Betriebsmedizin aktiv einzubinden.
Kann der Steuerkreis digitale Sitzungen abhalten?+
Ja, digitale Sitzungen sind üblich — stimmen Sie das mit Ihrer Kasse ab. Entscheidend ist das Protokoll: Es muss Datum, Teilnehmende, Agenda und Beschlüsse enthalten. Ein Zoom-Screenshot ohne Protokoll zählt nicht.
Was kostet uns der Aufbau einer GKV-konformen BGM-Struktur?+
Der reine Strukturaufbau (GF-Mandat, Steuerkreis konstituieren, erste Sitzung) kostet keine direkten Investitionen — nur Arbeitszeit. Für die Erstinstallation reichen einige Arbeitsstunden. Die laufenden Kosten beschränken sich auf die quartalsweisen Sitzungen. Die Koordinationsstelle kann intern besetzt werden — in kleineren Betrieben reicht oft ein kleiner Stellenanteil.
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Quellen
- GKV-Leitfaden Prävention 2025 — Kapitel Betriebliche Gesundheitsförderung: Steuerungsgremium, Auftragsklärung, Koordination ↗
- § 20b SGB V — Betriebliche Gesundheitsförderung ↗
- § 3 Nr. 34 EStG — Steuerbefreiung BGF bis 600 € je Beschäftigten und Jahr ↗
- § 87 BetrVG — Mitbestimmung bei Gesundheitsschutz (Nr. 7) ↗
- § 1 ASiG — Arbeitssicherheitsgesetz: Pflicht zu Betriebsarzt und Sicherheitsfachkraft ↗
Stand: 2026-06-24. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.