BGM-Software Vergleich

BGM-Software im Vergleich: Welche Funktionen braucht ein Unternehmen wirklich?

BGM-Software für Unternehmen ohne eigene BGM-Abteilung sollte GBPsych (§ 5 ArbSchG), BEM-Fristen (§ 167 SGB IX) und die BGF-Dokumentation (§ 3 Nr. 34 EStG, Freibetrag bis 600 € je Beschäftigten) strukturiert unterstützen — so, dass HR ohne eigene BGM-Fachkraft anfangen kann. EasyBGM deckt alle drei Säulen ab, die aktuellen Preise stehen auf easybgm.de; die fachliche Bewertung übernehmen Profis, die Sie bei Bedarf dazuholen.

BGM-Software-Kriterien im Vergleich

Kriterium	Worauf achten	Typischer Fallstrick
GBPsych-Compliance	Erinnerung an Folgezyklen + vollständige Dokumentation (§ 5 ArbSchG)	Nur einmalige Befragung ohne Fristüberwachung — nächster Zyklus wird vergessen
BEM-Fristen	Erkennt automatisch, wann die Sechs-Wochen-Schwelle des § 167 erreicht wird + Einladungsvorlagen nach § 167	Manuelle Excel-Listen, die veralten oder bei Personalwechsel nicht weitergepflegt werden
BGF-Dokumentation	Nachweise für das Gespräch mit der Kasse (§ 20b SGB V), strukturierte Ablage pro Maßnahme	PDFs ohne Struktur — für die Kasse kaum auswertbar
Nachweis nach § 3 Nr. 34 EStG	Belege zum Lohnkonto je Person: Teilnahmebescheinigung, dazu Zertifikat bzw. Nachweis, dass die Maßnahme im BGF-Prozess umgesetzt wurde	Belege fehlen — dann kann der Steuerberater die Steuerfreiheit nicht bestätigen
DSGVO	Hosting in Deutschland oder der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag, möglichst keine US-Unterauftragnehmer	US-Tools mit unklarer Datenweitergabe — Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert
KMU-Eignung	Start ohne eigene BGM-Fachkraft, geführtes Onboarding	Komplexe Enterprise-Systeme, die eine HR-Vollzeitstelle für die Administration brauchen
Preis	Transparent veröffentlicht, ohne versteckte Pro-Kopf-Aufschläge, mit monatlich kündbarer Variante	Verdeckte Pro-Kopf-Preise + Mindestlaufzeiten + Setup-Gebühren machen den echten Preis unklar

Welche Pflichten sollte eine BGM-Software abdecken?

Die Gesetze verpflichten den Arbeitgeber, nicht die Software. Drei Rechtsgrundlagen bestimmen, wobei eine BGM-Software Arbeitgeber jeder Größe unterstützen sollte — alles darüber hinaus ist optional.

§ 5 ArbSchG (GBPsych): Alle Arbeitgeber müssen psychische Belastungen am Arbeitsplatz beurteilen — vollständig, dokumentiert und in regelmäßigen Abständen überprüft (§ 3 Abs. 1 ArbSchG; eine feste Frist nennt das Gesetz nicht). Eine Software, die nur einmalige Befragungen unterstützt und keine Fristüberwachung hat, genügt dieser Pflicht nicht. Die Gefährdungsbeurteilung muss bei einer Arbeitsschutz-Begehung sofort abrufbar sein. Wird eine Anordnung der Aufsicht nicht umgesetzt, droht ein Bußgeld bis 30.000 € (§ 25 ArbSchG).

§ 167 SGB IX (BEM): Sind Beschäftigte innerhalb eines Jahres länger als sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig, muss der Arbeitgeber aktiv ein BEM-Gespräch initiieren — nicht warten. Die Software muss automatisch erkennen, wann diese Sechs-Wochen-Schwelle erreicht wird, die Einladung vorbereiten und die Reaktion (Annahme, Ablehnung, Wiedervorlage) dokumentieren. Ohne angebotenes BEM wird eine spätere krankheitsbedingte Kündigung deutlich schwerer zu begründen: Der Arbeitgeber muss dann zusätzlich darlegen, dass auch ein BEM künftige Fehlzeiten nicht verhindert hätte (BAG, 20.11.2014 – 2 AZR 755/13).

§ 3 Nr. 34 EStG (Freibetrag): Gesundheitsleistungen des Arbeitgebers können bis 600 € je Beschäftigten und Jahr lohnsteuerfrei sein — eine Obergrenze, kein Zuschuss. Zum Lohnkonto gehören Belege je Person: Teilnahmebescheinigung, dazu das Zertifikat bzw. der Nachweis, dass die Maßnahme im betrieblichen Gesundheitsförderungsprozess umgesetzt wurde. Eine BGM-Software sollte diese Belege strukturiert sammeln; bestätigen kann die Steuerfreiheit nur Ihr Steuerberater.

BGM-Software und BGM-Beratung: Wie passt das zusammen?

Software ist kein Ersatz für Beratung. Sie hilft, selbst anzufangen: Befragungen starten, BEM-Fristen im Blick behalten, Maßnahmen und Belege an einem Ort dokumentieren. Wer so beginnt, kommt weit genug ins Thema, um mit einem Berater fachlich mitzureden.

Kommt ein Berater dazu — etwa für die Bewertung der GBPsych-Ergebnisse, die Begleitung eines BEM-Falls oder die Moderation des Steuerkreises —, arbeitet er mit Ihnen auf derselben Plattform. Er sieht die Daten und Dokumente, die schon da sind, und muss nicht bei null beginnen.

Was Software beiträgt, ist der Takt: Fristen kommen immer wieder. Eine GBPsych, die vor 2,5 Jahren einmalig durchgeführt wurde, muss überprüft und fortgeschrieben werden. Software erinnert an Folgezyklen und hält den Stand fest — ob ein Berater dabei ist oder nicht.

Wie groß der Bedarf ist: Laut #whatsnext 2025 (TK/IFBG-Arbeitgeberumfrage) haben 75 % der Organisationen kein ganzheitliches BGM.

Worauf bei DSGVO und Datenschutz achten?

BGM-Daten — insbesondere GBPsych-Ergebnisse und BEM-Unterlagen — sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Sie genießen besonderen Schutz: Verarbeitung ist nur zulässig mit expliziter Rechtsgrundlage (Art. 9 Abs. 2 DSGVO) und erfordert technisch-organisatorische Schutzmaßnahmen nach Art. 32 DSGVO.

Hosting in Deutschland oder der EU ist für diese Datenkategorie der naheliegende Standard — es vermeidet die Risiken einer Übermittlung in Drittländer. Die DSGVO verbietet Drittländer nicht grundsätzlich, verlangt dann aber zusätzliche Garantien. Bei US-Anbietern (auch mit EU-Tochtergesellschaften) kommt hinzu: US-Gesetze wie FISA Section 702 und der CLOUD Act erlauben US-Behörden unter Umständen den Zugriff auf Daten, die US-Unternehmen weltweit speichern. Bei Gesundheitsdaten ist dieses Risiko schwer zu rechtfertigen.

Pflichtdokument: Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO muss mit jedem BGM-Software-Anbieter abgeschlossen werden. Ohne AVV ist jede Verarbeitung durch den Dienstleister rechtswidrig. Seriöse Anbieter stellen den AVV standardmäßig bereit.

Praxistipp: BEM-Unterlagen müssen getrennt von der allgemeinen Personalakte abgelegt und nur einem eng begrenzten Personenkreis zugänglich sein (in der Regel HR, unmittelbare Vorgesetzte nur mit Zustimmung der beschäftigten Person). Software, die keine Zugriffsbeschränkungen auf Dokumentenebene unterstützt, ist für BEM-Dokumentation nicht geeignet.

Passende Maßnahmen & Themen

Das Wichtigste in Kürze

BGM-Software sollte helfen, GBPsych, BEM und BGF-Dokumentation strukturiert durchzuführen — die fachliche Bewertung bleibt bei Profis.
Fristen kommen immer wieder — Software hält den Stand fest, ob ein Berater dabei ist oder nicht.
DSGVO bei Gesundheitsdaten: Der AVV ist Pflicht, Hosting in Deutschland oder der EU der naheliegende Standard.
Software ist kein Ersatz für Beratung: Sie fangen selbst an — kommt ein Berater dazu, arbeitet er auf derselben Plattform mit.
Für KMU entscheidend: anfangen können ohne eigene BGM-Fachkraft.

Häufige Fragen

Was kostet BGM-Software für 100 Mitarbeiter?+

Die Preismodelle unterscheiden sich: pauschal nach Betriebsgröße, pro Kopf oder nach Modulen. Vergleichen Sie deshalb den Gesamtpreis für Ihre Betriebsgröße inklusive Laufzeit und Einrichtung. Die aktuellen Preise von EasyBGM — für alle drei Säulen (Arbeitsschutz inkl. GBPsych, BEM, BGF) und für die BGF-Stufe allein, jeweils im Jahresvertrag oder monatlich kündbar — stehen auf easybgm.de. Wichtig: Rechnen Sie den internen Aufwand (HR-Stunden) mit — die Lizenz ist nur ein Teil der Kalkulation.

Brauche ich eine BGM-Fachkraft, wenn ich BGM-Software nutze?+

Nein — gute BGM-Software ist so konzipiert, dass sie ohne BGM-Fachkraft auskommt. Sie führt durch GBPsych-Befragungen, überwacht BEM-Fristen automatisch und erstellt Berichte für die Geschäftsführung. HR oder Geschäftsführung bedienen die Software, ohne eine BGM-Zertifizierung zu benötigen. Was keine Software ersetzt: die Entscheidung über konkrete BGM-Maßnahmen und die Kommunikation mit Mitarbeitenden — das bleibt Führungsaufgabe.

Kann BGM-Software die GBPsych-Durchführung ersetzen?+

Nein — und das wäre auch kein zulässiges Versprechen. Die Software unterstützt: Sie startet die Befragung, wertet aus, dokumentiert nachvollziehbar und erinnert an Folgezyklen. Die eigentliche GBPsych — also die Beurteilung der psychischen Gefährdungen in Ihrer konkreten Arbeitsumgebung — erfordert die aktive Beteiligung von Führungskräften und Beschäftigten. Software strukturiert den Prozess, ersetzt aber nicht das Urteilsvermögen.

Wann lohnt sich BGM-Software gegenüber Excel?+

Sobald Fristen verlässlich im Blick bleiben müssen — und das gilt ab dem ersten BEM-Fall. Excel hat drei grundlegende Schwächen für BGM: (1) Keine automatische Fristüberwachung — BEM-Auslöser und GBPsych-Zyklen werden manuell gepflegt und gehen bei Personalwechsel verloren. (2) Keine unveränderbare Ablage — Excel-Dateien können nachträglich geändert werden, was bei einer Arbeitsschutz-Begehung oder im Kündigungsschutzprozess zum Problem wird. (3) Kein Zugriffsschutz — BEM-Daten (Gesundheitsdaten, Art. 9 DSGVO) in freigegebenen Excel-Dateien erfüllen die Schutzanforderungen nicht.

BGM mit allen drei Säulen strukturiert angehen

EasyBGM führt durch GBPsych, BEM und BGF-Dokumentation — ohne eigene BGM-Fachkraft, mit Hosting in Frankfurt (EU) und AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO.

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Quellen

Stand: 2026-06-27. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.

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