Dokumentation & Fristen
Was muss im Arbeitsschutz dokumentiert werden — und wie lange müssen Nachweise aufbewahrt werden?
Zu dokumentieren sind Gefährdungsbeurteilungen, Unterweisungen (mit Unterschrift), BEM-Gespräche, Betriebsarzt-Berichte, ASA-Protokolle und Unfallberichte. Feste gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt es nur vereinzelt (z. B. Verbandbuch: 5 Jahre); für vieles gelten Empfehlungen — und fehlende Dokumentation ist ein häufiger Grund für Beanstandungen bei Kontrollen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
| Dokument | Aufbewahrungsfrist |
|---|---|
| Gefährdungsbeurteilung | keine gesetzliche Frist — die aktuelle Fassung muss jederzeit vorliegen (§ 6 ArbSchG); frühere Fassungen aufzubewahren ist empfehlenswert |
| Unterweisungsnachweise | keine gesetzliche Frist — empfohlen: mindestens 2 Jahre (frühere DGUV Information 211-005) |
| BEM-Akten | keine gesetzliche Frist — verbreitete Empfehlung: bis 3 Jahre nach Abschluss (regelmäßige Verjährung, § 195 BGB), danach löschen |
| Verbandbuch (Erste-Hilfe-Aufzeichnungen) | 5 Jahre nach der letzten Eintragung (§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1) |
Warum ist die Dokumentation bei Kontrollen der Knackpunkt?
Bei einer Prüfung durch Gewerbeaufsicht oder Berufsgenossenschaft wird zuerst die Dokumentation geprüft — nicht der tatsächliche Zustand der Arbeitsplätze. Ein Betrieb mit vorbildlichem, aber undokumentiertem Arbeitsschutz gilt formal als nicht regelkonform, weil die Nachweispflicht beim Arbeitgeber liegt (ArbSchG § 6). Das gilt besonders für die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen (GBPsych), eine der häufigsten Beanstandungen.
Welche Nachweise müssen konkret vorliegen?
- Gefährdungsbeurteilungen für alle Arbeitsplätze — inklusive Homeoffice
- Unterweisungen: Datum, Inhalt, Teilnehmerliste mit Unterschrift
- BEM-Gespräche mit schriftlicher Einwilligung der Mitarbeitenden
- Betriebsarzt-Berichte und Vorsorgeuntersuchungen
- Protokolle des Arbeitsschutzausschusses (ASA, bei mehr als 20 Beschäftigten, § 11 ASiG)
- Unfallberichte und daraus abgeleitete Präventionsmaßnahmen
Welche Dokumentationsfehler passieren in der Praxis am häufigsten?
Die meisten Beanstandungen entstehen nicht durch fehlenden Arbeitsschutz, sondern durch lückenhafte Nachweise. Vier Muster wiederholen sich in der Praxis immer wieder.
- GBPsych wurde zwar durchgeführt, aber nie schriftlich dokumentiert
- Unterweisungen fanden statt, aber ohne Unterschriftenliste — bei Kontrolle nicht nachweisbar
- Gefährdungsbeurteilung ist mehrere Jahre alt und wurde nach Änderungen nicht aktualisiert
- BEM-Gespräche wurden geführt, aber nicht protokolliert — im Kündigungsschutzprozess ein erhebliches Risiko
Das Wichtigste in Kürze
- Bei Kontrollen wird zuerst die Dokumentation geprüft, nicht der tatsächliche Zustand.
- Feste gesetzliche Aufbewahrungsfristen gibt es nur vereinzelt (Verbandbuch: 5 Jahre); sonst gelten Empfehlungen.
- Fehlende GBPsych-Dokumentation ist eine häufige Lücke in der Praxis.
- Unterweisungen ohne Unterschrift lassen sich bei einer Kontrolle kaum belegen.
- Das BEM-Angebot und auch die Ablehnung müssen dokumentiert werden.
Häufige Fragen
Reicht eine digitale Dokumentation oder muss alles auf Papier sein?+
Digitale Dokumentation ist zulässig und in der Praxis Standard, solange sie jederzeit vollständig und unveränderbar nachweisbar ist (Nachvollziehbarkeit) und bei Kontrolle vorgelegt werden kann.
Was passiert, wenn wir Unterweisungen ohne Unterschriften nachweisen wollen?+
Ohne Unterschrift oder gleichwertigen digitalen Nachweis (z. B. bestätigte Teilnahme mit Zeitstempel) lässt sich die Unterweisung bei einer Kontrolle kaum belegen — auch wenn sie tatsächlich stattgefunden hat.
Müssen wir BEM-Gespräche auch dokumentieren, wenn der Mitarbeitende das BEM ablehnt?+
Ja — zu dokumentieren sind auch das BEM-Angebot selbst und die Ablehnung durch den Mitarbeitenden. Ohne diesen Nachweis ist eine spätere krankheitsbedingte Kündigung deutlich angreifbarer.
Nachweise an einem Ort ablegen
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Quellen
- § 6 ArbSchG — Dokumentation ↗
- § 167 SGB IX — Prävention (BEM) ↗
- DGUV Vorschrift 1, § 24 Abs. 6 — Verbandbuch 5 Jahre aufbewahren ↗
- KomNet NRW — Aufbewahrung von Unterweisungsnachweisen (Empfehlung 2 Jahre, DGUV Information 211-005) ↗
Stand: 2026-07-06. Keine Rechts- oder Steuerberatung — im Einzelfall fachlich prüfen lassen.