Dokumentér WHP-tiltag: Trin-for-trin med skabelon

Hvad kræver sygekassen og SKAT ved dokumentation?

Hvis du vil have WHP-tiltag efter § 20b SGB V (tysk ret) støttet af en lovpligtig sygekasse, står du over for en ofte undervurderet udfordring: dokumentationskravet. Sygekasserne tjekker ikke kun, om et tiltag har fundet sted — de ser også på, om det lever op til forebyggelsesprincipperne i GKV-retningslinjen. Det betyder konkret: Før tiltaget skal der påvises et behov (fx via en medarbejderundersøgelse eller sygefraværsanalyse), målgruppen skal defineres, og efter tiltaget skal effekten måles.

Kravene er endnu skrappere, hvis du vil benytte skattefriheden efter § 3 nr. 34 EStG (tysk ret). SKAT forventer her, at tiltaget gives ud over lønnen, kan tilknyttes et anerkendt forebyggelsesområde, og at deltagelsen for hver medarbejder dokumenteres individuelt — ikke kun det samlede deltagerantal. Beløbsgrænsen på op til 600 € pr. medarbejder pr. år er en øvre grænse, ikke et budget – og den kan kun dokumenteres med fuldstændig dokumentation. Til sidst er det kun din revisor, der kan bekræfte det. Hvad der adskiller sygekassestøtte og skattefrihed, forklarer guiden Sygekassestøtte og skattefrit beløb.

Hvilke tre dokumentationsfejl er typiske — og hvordan undgår du dem?

**Fejl 1: Dokumenterer bagudrettet.** Mange teams laver først dokumentationen efter tiltaget — eller lige før ansøgningen om støtte. WHP-revisorer opdager det: Hvis behovsanalysen og planlægningen er dateret efter gennemførelsen, risikerer du afslag på ansøgningen. Løsningen er sekventiel dokumentation: Planlægning før, gennemførelsesbevis under, evaluering efter tiltaget.

**Fejl 2: Deltagerlister som Excel-eksport.** Tabeller uden underskrifter eller digital bekræftelse anses ofte ikke som tilstrækkelig dokumentation ved WHP-tjek. Det, der tæller, er en sporbar, manipulationssikker registrering — helst med tidsstempel og bekræftelse fra deltagerne selv.

**Fejl 3: Målene er for vagt formuleret.** "Fremme sundhed" er ikke et målbart mål. Revisorer forventer SMART-formulerede mål med konkrete nøgletal: fx "Reduktion af rygproblemer på kontorarbejdspladser med mindst 20 %, målt via spørgeskema før og efter tiltaget." Uden et målbart mål er der ingen kontrollerbar målopfyldelse — og dermed ingen dokumentation. Et godt supplement er Best Practice Formulér WHP-mål SMART og track dem automatisk.

Hvordan ser et tiltags-workflow med skabelon ud?

Et gennemprøvet dokumentationsflow følger fem trin: Først vælger du tiltaget fra et bibliotek med allerede klassificerede forebyggelsesområder — det sparer manuel klassificering efter WHP-retningslinjen. Så fastlægger du mål og målgruppe skriftligt, inden tiltaget starter. Under eller lige efter gennemførelsen registrerer du dato, sted, udbyder og indhold. Deltagelsen bekræftes individuelt — ikke som sum, men pr. person. Til sidst samler du det hele i en struktureret dokumentation til sygekassen.

Med EasyBGM holder du styr på hele processen ét sted: Vælg tiltaget fra biblioteket, fastlæg målet og registrér gennemførelsen med skabelonen "Dokumentation af sundhedsfremmende foranstaltninger" – dato, gennemførelse, deltagerantal og indhold. Tilmeldinger til arrangementer gemmes med tidspunkt. Et deltagerbevis pr. person, som lønkontoret skal bruge for skattefriheden, erstattes ikke af dette – det skal også med i dokumentationen.