10-minutowy audyt ochrony danych dla ankiet pracowniczych

Częsty błąd związany z RODO w WHP nie pojawia się podczas analizy diagnoz — pojawia się przy pozornie nieszkodliwych ankietach pracowniczych. Pytania demograficzne, które w połączeniu pozwalają zidentyfikować pojedyncze osoby, znoszą anonimowość: odpowiedzi stają się danymi osobowymi – a informacje o zdrowiu są zgodnie z art. 9 RODO szczególnie chronione.

Co może pójść szybko nie tak?

Prosty przykład: ankieta pyta o dział + płeć + wiek. W małym dziale z 4 osobami, gdzie jedna osoba jest kobietą powyżej 55 lat, ta osoba jest de facto identyfikowalna — nawet bez nazwiska. Wtedy odpowiedzi są danymi osobowymi i obowiązują wszystkie wymogi RODO.

Drugi klasyczny przypadek: adres URL ankiety zawiera kod personalny lub jest wysyłany spersonalizowanym linkiem. Nawet jeśli narzędzie deklaruje „anonimowość” — jeśli wysyłka jest indywidualizowana, anonimowość zostaje zniesiona.

Jakie trzy punkty należy sprawdzić przed każdą ankietą?

Przed każdą ankietą prosimy o poświęcenie 10 minut na te trzy pytania:

**Krok 1 — Test możliwości identyfikacji:** Czy połączenie pytań demograficznych w małych grupach (poniżej 5 osób) może prowadzić do identyfikacji? Jeśli tak: proszę usunąć pytania demograficzne lub połączyć grupy.

**Krok 2 — Klauzula dobrowolności:** Czy na stronie startowej ankiety jest jednoznacznie napisane: „Udział jest dobrowolny. Nie są zapisywane adresy IP, pliki cookie ani znaczniki czasu.”?

**Krok 3 — Dowód ograniczenia celu:** Czy jest zapewnione — technicznie i umownie z dostawcą narzędzia — że dane są wykorzystywane wyłącznie do planowania WHP i następnie usuwane? Łączenie z ocenami wyników jest surowo zabronione.

Jak prawidłowo przygotować ankietę zgodnie z ochroną danych i wykorzystać wyniki, pokazuje poradnik Ankieta pracownicza w WHP.